GOOD VIBES events & communications recrute : Administrative & Commercial Assistant (H/F)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) pour accompagner notre équipe et assurer également la gestion de projets Live & Retail Marketing.

Sous la responsabilité de la direction, tu joueras un rôle clé dans le suivi administratif, commercial et opérationnel de l’agence. Tu participeras activement au développement des activités et assureras la coordination des informations internes et externes, en plus de prendre en charge la mise en œuvre de projets field marketing.

Tes missions chez GOOD VIBES :

1. Administration & Gestion quotidienne

Assurer l’accueil téléphonique et physique de l’agence.
Gérer les agendas, les prises de rendez-vous et l’organisation des réunions.
Gérer la partie administrative de l’agence (classement, archivage, rédaction de documents, etc.).
Prendre en charge la facturation et le suivi des factures.
Saisir et traiter les documents comptables.
Assurer une relation clientèle de qualité, notamment via la gestion des demandes et commandes clients/fournisseurs.
Alimenter et mettre à jour le CRM.

2. Commercial & Relation client

Constituer et suivre les dossiers clients (de la prise de contact à la clôture).
Développer et animer le réseau de partenaires.
Mener un discours commercial auprès des prospects, envoyer les documents commerciaux et faire le suivi nécessaire.
Assurer une veille concurrentielle et proposer des actions innovantes pour améliorer nos services.

3. Gestion de projets Live & Retail Marketing

Assurer le lien entre les client(e)s, les hôtes(ses), l’équipe interne et les fournisseurs.
Réceptionner les briefs client(e)s, les analyser et les retranscrire clairement à l’équipe interne.
Participer à la mise en œuvre des opérations Live & Retail Marketing : planifier, organiser et coordonner les interventions sur le terrain (montage, événement, démontage).
Gérer le pôle hôte(sse) événementiel : recrutement, auditions, établissement et suivi des contrats, gestion des plannings et briefings.
Superviser le bon déroulement des actions sur le terrain, y compris le suivi budgétaire et le respect des délais.
Collaborer avec le/la responsable du stock et les manutentionnaires pour veiller à la disponibilité et au bon état du matériel.
Proposer des idées créatives et assurer une veille régulière sur les tendances Live & Retail Marketing.

Ton profil :

Maîtrise du Pack Office (Outlook, Excel, Word, Teams, etc.) et aisance dans un environnement Mac (iOS).
La connaissance de SAGE BOB 50 est un réel avantage.
Excellente gestion du temps : tu sais respecter les deadlines et travailler avec précision.
Organisé(e), structuré(e) et motivé(e).
Maîtrise irréprochable du français à l’écrit comme à l’oral, et bonne aisance en anglais. Toute autre langue constitue un atout (luxembourgeois, allemand, etc.).
Capacité à travailler en autonomie comme en équipe, avec un excellent sens relationnel.
Créativité, curiosité et proactivité : tu n’hésites pas à prendre des initiatives et à proposer de nouvelles idées.
Permis B obligatoire (pour déplacements ponctuels).

Ce que nous t’offrons

Un CDI à 32h/semaine au sein d’une agence dynamique située en plein centre-ville.
Un travail très varié et stimulant, qui te permettra de développer tes compétences administratives, commerciales et en gestion de projets Live & Retail Marketing.
Une équipe impliquée et une ambiance de travail agréable et collaborative.
Des horaires de bureau flexibles.
Une rémunération évolutive en fonction de ton expérience et de tes qualités professionnelles.

Tu te reconnais dans ce profil et tu es prêt(e) à relever ce défi ? Remplis le formulaire !